Use Case
Automatisierte
Abrechnung & Settlement
Automatisierung
Ohne manuelle Prozesse
Transparenz
Vollständig nachvollziehbar
Effizienz
Schneller Cashflow
Automatisierte Abrechnung & Settlement ermöglicht wiederkehrende Zahlungs- und Abrechnungsprozesse effizient, zuverlässig und ohne manuellen Aufwand abzuwickeln – transparent, nachvollziehbar und ohne Medienbrüche.
1. Kurzüberblick
Automatisierte Abrechnung & Settlement zwischen Unternehmen ermöglicht es, wiederkehrende Zahlungs- und Abrechnungsprozesse effizient, zuverlässig und weitgehend ohne manuellen Aufwand abzuwickeln. Statt Rechnungen zu erstellen, zu prüfen, freizugeben und nachzuverfolgen, werden Abrechnungsregeln einmal klar definiert und anschließend automatisiert umgesetzt. Sobald eine Leistung erbracht ist, Nutzungsdaten vorliegen oder ein Abrechnungszeitraum endet, wird die Zahlung regelbasiert ausgelöst – transparent, nachvollziehbar und ohne Medienbrüche.
Für Unternehmen bedeutet das vor allem eine deutliche Entlastung der operativen Abläufe. Manuelle Tätigkeiten in Buchhaltung, Controlling und operativen Fachabteilungen werden reduziert, Fehlerquellen minimiert und Zahlungszyklen verkürzt. Abrechnungen erfolgen planbar und konsistent, was insbesondere die Liquiditätssteuerung und Cashflow-Planung verbessert. Gleichzeitig haben beide Vertragspartner jederzeit Zugriff auf den aktuellen Abrechnungsstatus, wodurch Rückfragen, Abstimmungen und Streitigkeiten deutlich abnehmen.
Die zugrunde liegende Blockchain-Technologie übernimmt dabei die Rolle eines neutralen, technischen Abwicklers. Sie stellt sicher, dass vereinbarte Konditionen automatisiert eingehalten und sämtliche Abrechnungsschritte unveränderlich dokumentiert werden. Der Prozess selbst ist dabei nicht an eine bestimmte Zahlungsform gebunden: Die Abrechnung kann vollständig digital erfolgen oder mit bestehenden Bank- und Finanzsystemen verbunden werden, sodass Unternehmen weiterhin in vertrauten Währungen arbeiten können, während die Automatisierung im Hintergrund läuft.
Kerngedanke
Dadurch entsteht ein hybrider Ansatz, der technologische Effizienz mit operativer Realität verbindet. Unternehmen profitieren von Automatisierung, Transparenz und Skalierbarkeit, ohne ihre etablierten Finanzprozesse oder Reporting-Strukturen aufgeben zu müssen. Besonders bei Service-, Lizenz- und nutzungsbasierten Geschäftsmodellen schafft dieser Ansatz die Grundlage für Wachstum, ohne dass Abrechnung und Zahlungsabwicklung proportional komplexer werden.
2. Problem & Ausgangslage
In vielen Unternehmen sind wiederkehrende Abrechnungen zwischen Geschäftspartnern noch immer von manuellen Prozessen geprägt. Leistungen werden erbracht, Nutzungsdaten separat erfasst, Rechnungen manuell erstellt, versendet, geprüft und schließlich über unterschiedliche Zahlungssysteme beglichen. Jeder dieser Schritte erfordert Abstimmung, Kontrolle und Nacharbeit – insbesondere dann, wenn Abweichungen, Rückfragen oder verspätete Zahlungen auftreten.
Diese Vorgehensweise führt zu hohem administrativem Aufwand, langen Durchlaufzeiten und unnötiger Kapitalbindung. Zwischen Leistungserbringung und Zahlungseingang vergehen häufig mehrere Tage oder Wochen. Für Finanz- und Controlling-Abteilungen bedeutet das eingeschränkte Transparenz über offene Forderungen, erschwerte Liquiditätsplanung und zusätzlichen Abstimmungsaufwand mit Kunden, Dienstleistern oder internen Fachabteilungen.
Hinzu kommt, dass Abrechnungen oft auf getrennten Datenquellen basieren. Nutzungs- oder Leistungsdaten liegen in operativen Systemen, Rechnungen im ERP, Zahlungsinformationen bei Banken oder Zahlungsdienstleistern. Diese Fragmentierung erhöht die Fehleranfälligkeit und macht eine durchgängige, aktuelle Sicht auf den Abrechnungsstatus schwierig. Besonders bei nutzungsbasierten oder skalierenden Geschäftsmodellen wächst die Komplexität schneller als die Organisation sie effizient beherrschen kann.
Bei internationalen Geschäftsbeziehungen verstärken sich diese Probleme zusätzlich. Unterschiedliche Zeitzonen, Währungen, Banklaufzeiten und regulatorische Rahmenbedingungen verlängern Abrechnungs- und Zahlungsprozesse weiter. Selbst wenn digital gearbeitet wird, bleiben viele Schritte voneinander entkoppelt und erfordern Vertrauen darauf, dass Abrechnungen korrekt erstellt und Zahlungen wie vereinbart ausgeführt werden.
Zentrale Herausforderungen:
Hoher administrativer Aufwand
Manuelle Erstellung, Versand, Prüfung und Nachverfolgung von Rechnungen führen zu langen Durchlaufzeiten und hohen Verwaltungskosten. Jeder Schritt erfordert Abstimmung, Kontrolle und Nacharbeit.
Gebundene Liquidität
Zwischen Leistungserbringung und Zahlungseingang vergehen häufig mehrere Tage oder Wochen. Das führt zu eingeschränkter Transparenz, erschwerter Liquiditätsplanung und unnötiger Kapitalbindung.
Fragmentierte Datenquellen
Nutzungsdaten liegen in operativen Systemen, Rechnungen im ERP, Zahlungen bei Banken. Diese Fragmentierung erhöht die Fehleranfälligkeit und erschwert eine durchgängige Sicht auf den Abrechnungsstatus.
Internationale Komplexität
Bei grenzüberschreitenden Geschäften kommen unterschiedliche Zeitzonen, Währungen, Banklaufzeiten und regulatorische Rahmenbedingungen hinzu, was Prozesse zusätzlich verlängert.
Das Resultat:
In Summe entsteht ein System, das langsam, teuer und schwer skalierbar ist. Klassische Abrechnungsmodelle stoßen insbesondere dort an ihre Grenzen, wo regelmäßige Transaktionen, flexible Preismodelle oder automatisierte Services zum Kerngeschäft gehören. Genau an dieser Stelle wird deutlich, dass Optimierung einzelner Schritte nicht ausreicht – sondern ein durchgängiger, automatisierter Abrechnungsansatz erforderlich ist.
3. Lösung & Ablauf in der Praxis
Die Lösung besteht darin, wiederkehrende Abrechnungs- und Zahlungsprozesse in klar definierte, automatisierte Abläufe zu überführen. Grundlage ist eine digitale Abrechnungslogik, in der alle relevanten Konditionen zwischen den Geschäftspartnern einmal sauber festgelegt werden. Dazu zählen unter anderem Preise, Abrechnungsintervalle, Laufzeiten, nutzungsbasierte Parameter sowie mögliche Sonderregeln wie Mindestmengen oder Staffelpreise. Diese Regeln bilden die Basis für eine automatisierte Abwicklung, die im laufenden Betrieb ohne manuelle Eingriffe auskommt.
Praktischer Ablauf
Fachliche Modellierung
Zu Beginn wird die bestehende Abrechnung fachlich modelliert und in eine technisch ausführbare Struktur überführt. Beide Parteien stimmen sich über die Abrechnungslogik ab und schaffen damit eine verbindliche Grundlage, auf die sich der gesamte Prozess stützt. Nach der Einrichtung läuft die Abrechnung weitgehend selbstständig ab und folgt einem klaren, transparenten Ablauf.
Erfassung von Leistungs- oder Nutzungsdaten
Die relevanten Leistungs- oder Nutzungsdaten werden fortlaufend erfasst. Diese Daten stammen in der Regel aus bestehenden Systemen wie ERP-, Abrechnungs-, Plattform- oder IoT-Systemen und werden automatisiert in den Abrechnungsprozess eingebunden. Dadurch entsteht eine einheitliche, nachvollziehbare Datenbasis, auf der die Abrechnung aufsetzt.
Automatische Auslösung der Abrechnung
Auf Basis dieser Daten wird die Abrechnung automatisch ausgelöst – entweder zu festen Zeitpunkten, etwa monatlich, oder ereignisbasiert, sobald definierte Bedingungen erfüllt sind. Der fällige Betrag wird regelbasiert berechnet und zur Zahlung freigegeben. Die Abwicklung erfolgt dabei konsistent nach den vereinbarten Regeln, ohne Interpretationsspielraum oder manuelle Freigabeschritte.
Flexible Zahlungsabwicklung
Die eigentliche Zahlung kann flexibel gestaltet werden. Je nach Anforderung erfolgt das Settlement direkt digital oder über eine Anbindung an bestehende Zahlungs- und Bankprozesse. Für die beteiligten Unternehmen bleibt der Zahlungsfluss dabei vertraut, während die Automatisierung und Prozesslogik im Hintergrund für Geschwindigkeit und Verlässlichkeit sorgt.
Transparente Nachvollziehbarkeit
Alle Abrechnungsschritte sind jederzeit transparent einsehbar. Beide Parteien können den aktuellen Status laufender Abrechnungen, bereits erfolgte Zahlungen und offene Beträge nachvollziehen. Die Abrechnung wird damit von einem reaktiven, fehleranfälligen Prozess zu einem planbaren, kontinuierlichen Ablauf, der Vertrauen schafft und operative Reibungsverluste reduziert.
Anwendungsbereich
In der Praxis eignet sich dieser Ansatz besonders für wiederkehrende Geschäftsbeziehungen, etwa bei Serviceverträgen, Lizenzmodellen oder nutzungsabhängigen Abrechnungen. Unternehmen profitieren davon, dass Abrechnung und Zahlung synchronisiert sind, Prozesse skalieren und Ressourcen wieder auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentriert werden können – statt auf manuelle Kontrolle und Nacharbeit.
4. Technischer Überblick
Technisch basiert die Lösung auf einer modularen Architektur, die sich flexibel an bestehende Systemlandschaften anpassen lässt. Im Kern steht eine gemeinsame, digitale Abrechnungsschicht, die als verbindliche Logik für wiederkehrende Zahlungen dient. Diese Schicht sorgt dafür, dass vereinbarte Regeln automatisiert ausgeführt, Abrechnungsschritte dokumentiert und Zahlungen korrekt ausgelöst werden.
Programmierbare Verträge auf Blockchain
Die Abrechnungslogik wird in Form programmierbarer Verträge umgesetzt, die auf einer Blockchain oder vergleichbaren verteilten Infrastruktur betrieben werden. Diese Infrastruktur fungiert als neutraler Ausführungs- und Dokumentationslayer: Sie stellt sicher, dass Prozesse konsistent ablaufen, nicht nachträglich verändert werden können und für berechtigte Parteien jederzeit nachvollziehbar sind.
Integration bestehender Systeme
Die Lösung ist so aufgebaut, dass sie bestehende Unternehmenssysteme nicht ersetzt, sondern ergänzt. Relevante Daten – etwa Nutzungszahlen, Leistungsnachweise oder Vertragsparameter – werden über Schnittstellen aus vorhandenen Systemen wie ERP-, Abrechnungs- oder Plattformlösungen eingebunden.
Flexible Zahlungsabwicklung
Die technische Logik ist nicht an eine bestimmte Zahlungsform gebunden, sondern unterstützt sowohl vollständig digitale Zahlungswege als auch hybride Modelle, bei denen bestehende Bank- oder Zahlungsinfrastrukturen eingebunden werden. Dadurch können Unternehmen ihre gewohnten Finanz- und Buchhaltungsprozesse weiter nutzen.
Sicherheit & Berechtigungen
Zugriffe und Freigaben erfolgen über klar definierte Rollen- und Berechtigungskonzepte. Transaktionen werden kryptografisch abgesichert und nachvollziehbar protokolliert. Gleichzeitig wird der Betrieb so gestaltet, dass Änderungen, Erweiterungen oder Anpassungen der Abrechnungslogik kontrolliert und nachvollziehbar vorgenommen werden können.
Fazit
Insgesamt entsteht eine technische Grundlage, die robust, skalierbar und zukunftssicher ist, ohne Unternehmen zu zwingen, ihre bestehende IT- oder Finanzarchitektur grundlegend umzubauen. Die Technik bleibt Mittel zum Zweck – im Fokus steht ein stabiler, automatisierter Abrechnungsprozess, der im Alltag zuverlässig funktioniert.
5. Voraussetzungen
Damit eine automatisierte Abrechnung und ein regelbasiertes Settlement erfolgreich eingeführt werden können, müssen einige grundlegende Voraussetzungen erfüllt sein. Diese betreffen weniger die Technologie selbst als vielmehr die organisatorische und prozessuale Ausgangslage.
Klar definierte Abrechnungsmodelle
Preise, Abrechnungsintervalle, nutzungsbasierte Parameter und Sonderregelungen sollten eindeutig festgelegt sein. Je strukturierter die bestehende Abrechnung ist, desto einfacher lässt sie sich automatisieren.
Digitale Verfügbarkeit von Daten
Die Daten, auf deren Basis abgerechnet wird, müssen zuverlässig, konsistent und maschinenlesbar vorliegen – aus ERP-Systemen, Plattformen, Abrechnungstools oder anderen operativen Systemen.
Bereitschaft zur Prozessanpassung
Automatisierte Abrechnung ersetzt manuelle Kontrollen durch klar definierte Regeln. Das erfordert Vertrauen in den Prozess und enge Abstimmung zwischen Finance, Operations und IT.
Rechtliche & buchhalterische Einbettung
Die automatisierte Abwicklung sollte in bestehende Vertragswerke, Buchhaltungsprozesse und Reporting-Strukturen eingebettet sein, damit die Lösung regulatorisch sauber und revisionssicher betrieben werden kann.
Schrittweise Einführung
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, lässt sich die Lösung schrittweise einführen. In der Praxis empfiehlt es sich, mit einem klar abgegrenzten Abrechnungsfall zu starten und die Automatisierung anschließend auf weitere Prozesse und Partner auszuweiten.
6. Risiken & Gegenmaßnahmen
Der Einsatz automatisierter Abrechnungsprozesse erfordert einen kontrollierten Umgang mit möglichen Risiken. Durch geeignete Maßnahmen lassen sich diese zuverlässig begrenzen.
Abhängigkeit von korrekten Daten
Automatisierte Abrechnung ist nur so zuverlässig wie die zugrunde liegenden Leistungs- oder Nutzungsdaten. Fehlerhafte oder unvollständige Daten können zu falschen Abrechnungen führen.
Klare Datenquellen, Plausibilitätsprüfungen und definierte Korrekturmechanismen sorgen dafür, dass Abweichungen erkannt und geregelt behandelt werden können.
Begrenzte Flexibilität bei Sonderfällen
Einmal definierte Abrechnungsregeln lassen wenig Raum für spontane Ausnahmen oder individuelle Absprachen.
Die Abrechnungslogik wird von Anfang an modular aufgebaut und kann um Freigabe-, Pausen- oder Ausnahmefunktionen ergänzt werden, ohne den Gesamtprozess zu destabilisieren.
Rechtliche und regulatorische Unsicherheiten
Automatisierte, regelbasierte Abrechnung ist für viele Organisationen noch neu und wirft Fragen zur Vertragsauslegung, Buchhaltung und Dokumentation auf.
Die technische Umsetzung wird in bestehende Vertragswerke und Compliance-Strukturen eingebettet und durch klare Rahmenvereinbarungen ergänzt.
Transparenz versus Vertraulichkeit
Automatisierte, nachvollziehbare Prozesse erhöhen die Transparenz, können aber sensible Geschäftsdaten betreffen.
Zugriffskonzepte, Berechtigungen und geeignete technische Setups stellen sicher, dass nur relevante Informationen für berechtigte Parteien sichtbar sind.
Einführungsaufwand und Change Management
Die Umstellung von manuellen auf automatisierte Prozesse erfordert Anpassungen in Arbeitsweisen und Zuständigkeiten.
Eine schrittweise Einführung mit klar abgegrenzten Anwendungsfällen erleichtert die Akzeptanz und reduziert operative Risiken.
Durch diese Maßnahmen bleibt die Automatisierung beherrschbar, transparent und sicher – auch im laufenden Betrieb.
7. Was wir liefern
Wir unterstützen Unternehmen dabei, wiederkehrende Abrechnungs- und Zahlungsprozesse strukturiert zu automatisieren und dauerhaft stabil zu betreiben. Dabei steht nicht eine einzelne Technologie im Vordergrund, sondern ein verlässlicher Prozess, der manuelle Aufwände reduziert, Transparenz schafft und sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lässt.
Analyse & Use-Case-Einordnung
Verschaffung eines klaren Bildes Ihrer bestehenden Abrechnungs- und Zahlungsprozesse. Betrachtung von manuellen Aufwänden, Medienbrüchen und Verzögerungen. Definition eines realistischen Zielbilds.
Abrechnungslogik & Prozessdesign
Übersetzung der fachlichen Anforderungen in eine klare, regelbasierte Abrechnungsstruktur. Eindeutige, nachvollziehbare und reproduzierbare Gestaltung von Abrechnungen als Grundlage für stabile Automatisierung.
Implementierung der Automatisierung
Technische Umsetzung der Abrechnungslogik mit Fokus auf Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Wartbarkeit. Klare Trennung von Geschäftslogik und operativem Betrieb für kontrollierte Anpassungen.
System- & Zahlungsintegration
Nahtlose Einbindung in bestehende IT- und Finanzlandschaft. Automatisierter Datenfluss aus ERP-, Abrechnungs- oder Plattform-Systemen. Harmonisierung mit bestehenden Buchhaltungs- und Bankprozessen.
Transparenz & Steuerung
Bereitstellung von Oberflächen und Schnittstellen für operative Einblicke. Laufende Abrechnungen, Zahlungsstände und Statusinformationen sind transparent nachvollziehbar und auswertbar.
Betrieb, Support & Weiterentwicklung
Begleitung des laufenden Betriebs nach der Einführung. Unterstützung bei Anpassungen an neue Anforderungen, Erweiterung bestehender Abrechnungsmodelle und schrittweise Anbindung weiterer Partner.
Unser Ansatz
So entsteht keine statische Einzellösung, sondern ein Abrechnungssystem, das sich kontrolliert weiterentwickelt und langfristig Mehrwert im Tagesgeschäft liefert.
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